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Software para estudio de pilates: cuando el cupo es todo el negocio

Por Facundo Durán, que desarrolla Molinete · 24 de agosto de 2026 · 6 min de lectura

Un estudio de pilates es el caso donde la gestión del cupo importa más que en ningún otro lado, y la razón es aritmética: si tenés 6 reformers, tenés 6 lugares. No hay margen para improvisar.

En un gimnasio de musculación, que falte uno no cambia nada. En un estudio con clases de 6, que falte uno sin avisar es el 17% de la facturación de esa hora que no vuelve. Y si además había alguien que quería ese lugar y no se enteró de que se liberó, perdiste dos veces.

Por qué la mayoría de los sistemas "para gimnasios" no sirven acá

Están pensados para el modelo de entrada libre: padrón, cuota, control de acceso. Todo eso lo necesitás igual, pero no es donde está tu problema. Tu problema es la grilla.

Las preguntas concretas que un estudio le tiene que hacer a cualquier sistema:

1. ¿Puedo definir un cupo distinto por clase? (Reformer 6, mat 12, no es lo mismo.)
2. ¿Hay lista de espera, y se mueve sola cuando alguien cancela?
3. ¿Puedo limitar las veces por semana según el plan que pagó?
4. ¿Puedo poner hasta cuántas horas antes se cancela, y qué pasa si cancela tarde?
5. ¿La alumna se anota desde el celular o me sigue escribiendo por WhatsApp?
6. ¿El plan de reformer habilita solo reformer, o se me anota a cualquier cosa?

Si el sistema no contesta bien esas seis, te va a servir para cobrar la cuota y nada más.

El problema real: el WhatsApp del estudio

Casi todos los estudios que vi funcionan igual. Un grupo de WhatsApp o mensajes directos, y la dueña —que además da clases— contestando "sí, quedan dos lugares el martes a las 9" entre una clase y la otra.

Eso tiene tres costos que no se ven en ningún balance:

• Tiempo: media hora larga por día, todos los días, en horario de trabajo.
• Errores: dos personas anotadas para el mismo lugar, o alguien que dijo que iba y no quedó anotada. Cada error es una conversación incómoda.
• Lugares vacíos: una cancelación a las 8 de la mañana para la clase de las 10 casi nunca se llega a cubrir a mano.

Cuando la alumna reserva sola desde el celular, los tres desaparecen a la vez. Y la reserva funciona a las 11 de la noche de un domingo, que es cuando la gente realmente organiza su semana.

Lo que sí hace falta en el sistema, en orden de importancia

1. Cupo por clase, no por sala. Si el mismo espacio tiene reformer a las 9 (6 lugares) y mat a las 10 (12), el cupo es de la clase.

2. Lista de espera con promoción automática. Se libera un lugar, entra la que sigue y le llega el aviso. Es lo que convierte una cancelación en una clase completa.

3. Límite semanal por plan. Si vendés "2 veces por semana", que el sistema lo cuente. Es la diferencia entre que el plan signifique algo o sea una sugerencia.

4. Ventana de cancelación. En grupos de 6, la regla razonable es más estricta que en un box: 8 o 12 horas antes. Y definir qué pasa si cancela tarde — lo más equilibrado es dejarla cancelar pero que le consuma el cupo de la semana.

5. Cada plan con sus disciplinas. Si das reformer, mat y funcional, que el plan de mat no habilite reformer. Si no, tenés que controlarlo a mano en cada reserva.

6. La cuota. Quién venció, quién está por vencer, y poder escribirle sin buscar el teléfono en la agenda. En padrones chicos esto pesa muchísimo: perder 4 alumnas de 50 es el 8% de la facturación.

Lo que Molinete hace (y lo que no)

Yo desarrollo Molinete. Las seis cosas de arriba están cubiertas en el plan Pro, que incluye la app de la alumna:

• Agenda semanal a partir de tus clases fijas ("los martes a las 9 hay Reformer"), que se arma sola todas las semanas.
• Cupo por clase, fijado al crearse: si después bajás el cupo de la plantilla, las clases ya agendadas no quedan con gente de más.
• Lista de espera que promueve sola a la que sigue y le deja el aviso.
• Límite de veces por semana por plan, contado sobre la semana de la clase.
• Reglas de cancelación que definís vos.
• Cada plan habilita sus disciplinas.
• App propia del estudio (molineteapp.com/socio/tu-estudio): la alumna entra con su DNI y un PIN, ve los lugares que quedan, se anota, cancela y ve hasta cuándo tiene paga la cuota. No ve montos de nadie, ni los suyos.
• Asistencia automática: si usás el check-in por DNI en la puerta, la reserva se marca sola.

Dónde encaja: Molinete se ocupa del negocio del estudio —quién es alumna, quién pagó, quién entra y quién ocupa cada camilla—, que es la parte que te saca tiempo de dar clase. Las cuotas te las siguen pagando como ya lo hacen y las registrás en un toque, sin comisión por cobrar: la plata entra entera y va directo a tu cuenta.

Un detalle que importa en estudios chicos

Muchos estudios de pilates tienen una sola persona haciendo todo: dar clase, cobrar, contestar mensajes, ordenar. Cualquier sistema que necesite media hora de carga por día no se va a usar, y va a quedar abandonado en tres semanas.

Por eso lo que más conviene mirar no es la lista de funciones, es cuánto trabajo diario te saca. La prueba real: cargá tus clases de una semana y tus alumnas, dale el link a cinco de ellas y mirá cuántos mensajes de WhatsApp recibís el lunes siguiente. Ese número es la única métrica que importa.

Preguntas frecuentes

¿Sirve para un estudio de 40 o 50 alumnas?

Sí, y es el tamaño donde más se nota: con padrones chicos, cada lugar vacío y cada cuota que no se cobra pesan mucho más que en un gimnasio grande.

¿Mis alumnas tienen que descargar algo?

No. Es una web pensada para el celular: se abre con un link propio del estudio y se puede agregar a la pantalla de inicio con ícono, pero no está en Play Store ni App Store y no hay nada que descargar.

¿Puedo tener reformer y mat con cupos distintos?

Sí. El cupo es de cada clase, así que reformer a las 9 puede tener 6 lugares y mat a las 10 puede tener 12.

¿Y si una alumna cancela cinco minutos antes?

Depende de la regla que pongas. Podés no permitir la cancelación fuera de la ventana (tiene que hablar con el estudio) o permitirla pero que le consuma su cupo de la semana. En grupos chicos, la segunda opción es la que mejor equilibra.

¿Se puede probar antes de pagar?

Sí, 60 días sin tarjeta de crédito. Alcanza de sobra para pasar dos meses completos de grilla con tus alumnas reales antes de decidir nada.